Remanent, czyli inwentaryzacja – co warto wiedzieć na koniec roku?

Każdy kończący się rok kalendarzowy to dla przedsiębiorcy czas nie tylko na podsumowania biznesowe, ale i na załatwienie ważnych formalności. Jednym z kluczowych obowiązków, o którym nie można zapomnieć, jest remanent, czyli inwentaryzacja na koniec roku. Czym dokładnie jest remanent, kto musi go przeprowadzić i jak zrobić to prawidłowo? Właśnie o tym jest ten artykuł.

Co to jest remanent?

Remanent, nazywany również inwentaryzacją, to proces, w którym przedsiębiorca spisuje wszystkie posiadane na dany moment zapasy towarów, materiałów, surowców czy półproduktów. Dokumentuje się w ten sposób stan faktyczny majątku firmy na dzień określony przez przepisy – zazwyczaj na 31 grudnia.

Inwentaryzacja to nie tylko wymóg ustawowy, ale również narzędzie, które pomaga w zrozumieniu aktualnej kondycji finansowej firmy. Dzięki niej można zidentyfikować nadwyżki, braki, a także wykryć potencjalne nieprawidłowości w zarządzaniu zapasami.

Kto ma obowiązek przeprowadzenia remanentu?

Remanent jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Dotyczy to przede wszystkim:

• firm handlowych, które zajmują się sprzedażą towarów,
• firm produkcyjnych korzystających z materiałów i surowców,
• niektórych usługodawców, jeśli posługują się zapasami surowców czy półproduktów.

Jeśli prowadzisz uproszczoną księgowość lub korzystasz z ryczałtu, remanent może Cię nie dotyczyć. Warto jednak to potwierdzić w oparciu o indywidualną sytuację podatkową.

Jakie elementy składają się na remanent?

Aby remanent był kompletny i spełniał wymogi prawne, powinien obejmować następujące elementy:

• Towary handlowe – produkty przeznaczone na sprzedaż, znajdujące się w magazynie, sklepie lub w innych lokalizacjach.
• Materiały – surowce i półprodukty wykorzystywane w procesie produkcji.
• Wyroby gotowe – produkty już wytworzone, gotowe do sprzedaży lub dostawy klientom.
• Braki i odpady – towary uszkodzone, przeterminowane lub niepełnowartościowe, które wymagają odrębnej dokumentacji.
• Półprodukty w trakcie produkcji – komponenty i elementy, które są jeszcze w procesie wytwarzania.
• Roboty w toku – produkcja niezakończona przy działalności usługowej i budowlanej
• Materiały pomocnicze – produkty, które nie są bezpośrednio wykorzystywane w produkcji, ale służą do jej wspierania (np. środki czyszczące).

Każda z tych kategorii powinna zostać uwięzioną w spisie z natury, a następnie wyceniona zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Jakie dane powinien zawierać spis z natury?

Prawidłowo wykonany spis z natury musi zawierać następujące informacje:

1. Datę i miejsce rozpoczęcia i zakończenia spisu – wskazanie, kiedy i gdzie przeprowadzono inwentaryzację.
2. Numer kolejny pozycji – każda pozycja spisu powinna być ponumerowana, aby ułatwić odwołania.
3. Nazwę towaru lub materiału – dokładne określenie, co jest spisywane (np. nazwa handlowa lub techniczna).
4. Jednostkę miary – w jakiej ilości liczony jest towar (np. sztuki, kilogramy, litry).
5. Ilość faktyczną – rzeczywista liczba towarów, materiałów lub innych zasobów w momencie spisu.
6. Cenę jednostkową – koszt jednostki w danej walucie, zgodny z ceną zakupu lub kosztem wytworzenia.
7. Wartość ogólną – ilość pomnożona przez cenę jednostkową, co pozwala określić łączną wartość danej pozycji.
8. Uwagi – miejsce na dodatkowe informacje, takie jak stan techniczny, przeterminowanie czy inne istotne cechy.
9. Podpisy osób odpowiedzialnych – w tym osoby spisującej oraz osoby nadzorującej, co potwierdza wiarygodność danych.

Jak przygotować się do inwentaryzacji?

Dobra organizacja to klucz do przeprowadzenia sprawnego i skutecznego remanentu. Oto kilka kroków, które warto wdrożyć:

• Zbierz niezbędne dokumenty: przygotuj listy magazynowe, dokumenty zakupu, faktury, a także listy towarów i materiałów.
• Wyznacz osoby odpowiedzialne: jeśli prowadzisz większą firmę, określ, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne obszary magazynu czy dokumentacji.
• Oznacz towary: zadbaj, aby wszystkie zapasy były wyraźnie oznaczone, co ułatwi ich liczenie.
• Przygotuj arkusze spisowe: wprowadź do nich kolumny takie jak nazwa towaru, jednostka miary, ilość oraz wartość jednostkowa.
• Zaplanuj termin: najlepiej przeprowadzić inwentaryzację po zakończeniu działalności operacyjnej w danym roku (np. po zamknięciu sklepu).

Jak poprawnie wykonać remanent?

Przebieg remanentu można podzielić na kilka etapów:

1. Liczenie zapasów: spisz wszystkie towary, materiały i inne elementy zasobów firmy. Zwróć uwagę na ilość oraz jakość – zanotuj towary uszkodzone czy przeterminowane.
2. Wycena: przypisz wartość każdej pozycji, korzystając z cen zakupu lub kosztu wytworzenia (termin zakończenia wyceny 14 dni od daty zakończenia spisu).
3. Sporządzenie spisu z natury: wyniki remanentu muszą zostać zapisane w odpowiednim dokumencie – tzw. arkuszu spisowym. Upewnij się, że dokument zawiera datę, podpisy osób odpowiedzialnych oraz wszystkie wymagane dane.
4. Uwzględnienie w KPiR: wartość remanentu końcowego trzeba uwięzić w księdze przychodów i rozchodów na dzień 31 grudnia.

Najczęstsze błędy podczas remanentu

Warto zwrócić uwagę na typowe pomyłki, jakie mogą się pojawić podczas inwentaryzacji:

• Niekompletne dane: brak wpisania wszystkich pozycji.
• Błędna wycena: przypisanie niewłaściwych wartości do towarów.
• Niewłaściwe daty: zapisanie remanentu na inny dzień niż 31 grudnia.
• Nieupewnienie się, czy dokument jest podpisany przez osoby odpowiedzialne.

Dlaczego remanent jest tak ważny?

Remanent to nie tylko spełnienie wymagań podatkowych, ale również narzędzie do lepszego zarządzania firmą. Pozwala zrozumieć stan zapasów, zidentyfikować nadmiary i braki, a także przygotować się do nowego roku z klarownym obrazem finansów.

Dzięki prawidłowej inwentaryzacji będziesz miał/a nie tylko spokojniejszą głowę, ale też solidną bazę do podejmowania kolejnych decyzji biznesowych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu remanentu lub masz pytania dotyczące innych obowiązków księgowych na koniec roku, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Chętnie pomożemy!

Chcesz zawsze być na bieżąco z najważniejszymi zmianami w księgowości? Śledź nasz blog księgowy, gdzie regularnie publikujemy praktyczne porady dla przedsiębiorców. Nasze artykuły pomogą Ci łatwo zrozumieć najnowsze przepisy i usprawnić prowadzenie finansów Twojej firmy.

Potrzebujesz indywidualnej pomocy? Odwiedź nasze biuro rachunkowe FPD w Kielcach, gdzie nasi eksperci służą wsparciem w rozliczeniach i zarządzaniu finansami firmy. Z nami masz pewność rzetelności i spokoju w każdym aspekcie swojej działalności.